¿Qué documentación debo tener preparada para una inspección de trabajo?
La visita de un inspector de trabajo en un centro es causa de una cierta tensión y preocupación aún cuando nos hayamos ocupado continuamente de que toda la documentación esté en orden y de cumplir con la legislación en el ámbito laboral.
En los últimos tiempos y más actualmente, con el objetivo de detectar fraudes, o detectar precozmente la tentación de hacerlos, el número de actuaciones que realiza la Inspección de Trabajo ha ido en aumento.
Si se realizara alguna en nuestro lugar o centro de trabajo es importante conocer y saber la documentación que debemos tener actualizada y en vigor y la que se nos solicitará durante la inspección.
¿Qué documentación puede solicitar un inspector de trabajo?
– Recibos de salarios.
– Libro de visitas.
– Parte de alta y baja de los trabajadores.
– El justificante de que la empresa está inscrita en la Seguridad Social.
– Los justificantes de que se está pagando a la Seguridad Social.
– Resumen de horas extraordinarias.
– Los contratos de trabajo presentados ante la oficina de empleo.
– Las autorizaciones de trabajo y documentación de los trabajadores extranjeros.
– Escritura de constitución de la sociedad
– Documentación relacionada con la prevención de riesgos laborales: medidas de protección, material preventivo de accidentes de trabajo, resultados de los controles de salud, evaluación de riesgos y planificación de la acción preventiva, una relación sobre los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales que hayan durado más de un día, etc.
– Documento de asociación (a efectos de accidentes de trabajo)
– Justificantes de aplazamientos y fraccionamientos de pagos de cuotas a la Seguridad Social
– Documento acreditativo del IAE
Hay que saber también que el inspector tiene el derecho y la obligación de analizar cualquier actividad, pruebas o exámenes que considere oportuno por lo que puede entrar libremente en cualquier momento y sin previo aviso en todo centro de trabajo, establecimiento o lugar sujeto a inspección y a permanecer en el mismo y podrá reclamar:
– Las claves de acceso a los ordenadores.
– La toma de fotografías, muestras, vídeos y cualquier otro registro.
– La identificación de todas las personas que se encuentren en el centro de trabajo (la presentación del DNI será responsabilidad de cada trabajador)
– La toma de declaración a los trabajadores y al propio empresario, aunque estas palabras no se darán inmediatamente como ciertas sino que se registrarán en las actas.
– Examinar en el centro de trabajo la documentación y los libros de la empresa con trascendencia en la verificación del cumplimiento de la legislación del orden social competencia del Inspector o Subinspector actuante. Dichos funcionarios podrán requerir la presentación de dicha documentación en las oficinas públicas correspondientes.
– Si considera que existen posibilidades de que se destruyan pruebas o de que se alteren los documentos físicos o informáticos, así como si se determina que pueden existir probables causas de riesgo laboral, podrán establecerse medidas cautelares
Para el desarrollo de las funciones inspectoras, los Inspectores y Subinspectores podrán solicitar la colaboración de las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado.
